“Onboarding” และ “Orientation” มักถูกใช้สลับกันไปมาจนทำให้หลายคนเข้าใจผิดว่าเป็นสิ่งเดียวกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทั้งสองคำมีความหมายและขอบเขตที่แตกต่างกัน บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจความแตกต่างระหว่าง Onboarding และ Orientation รวมถึงบทบาทที่แตกต่างกันแต่เติมเต็มซึ่งกันและกันในการต้อนรับพนักงานใหม่สู่องค์กร
Orientation คืออะไร?
Orientation หรือการปฐมนิเทศ คือ กิจกรรมหรือโปรแกรมระยะสั้น ที่มักจัดขึ้นในวันแรกหรือสัปดาห์แรกของการทำงาน โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อแนะนำพนักงานใหม่กับองค์กรในภาพรวม
ลักษณะสำคัญของ Orientation
- ระยะเวลาสั้น – มักใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงถึงไม่กี่วัน
- เน้นการให้ข้อมูลพื้นฐาน – แนะนำประวัติองค์กร โครงสร้าง นโยบาย และกฎระเบียบ
- เป็นการสื่อสารทางเดียว – มักเป็นการให้ข้อมูลจากองค์กรสู่พนักงานใหม่
- เน้นกระบวนการทางธุรการ – การกรอกเอกสาร การลงทะเบียนระบบต่างๆ
- จัดทำเป็นกลุ่ม – มักจัดให้กับพนักงานใหม่หลายคนพร้อมกัน
- เน้นที่องค์กรมากกว่าบุคคล – ให้ข้อมูลทั่วไปที่ทุกคนควรรู้
หากคุณต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับ Onboarding ก่อน สามารถอ่าน Onboarding คืออะไร
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง Orientation และ Onboarding
เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เรามาดูตารางเปรียบเทียบความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง Orientation และ Onboarding
| ประเด็น | Orientation | Onboarding |
|---|---|---|
| ระยะเวลา | วันเดียวถึงสัปดาห์แรก | 3 เดือนถึง 1 ปีหรือมากกว่า |
| วัตถุประสงค์หลัก | ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กร | ทำให้พนักงานเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรและประสบความสำเร็จในบทบาท |
| ขอบเขตเนื้อหา | กว้างแต่ไม่ลึก | ทั้งกว้างและลึก เฉพาะเจาะจงตามตำแหน่ง |
| รูปแบบ | เป็นทางการ มีโครงสร้างชัดเจน | ผสมผสาน ทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ |
| ผู้รับผิดชอบหลัก | ฝ่ายทรัพยากรบุคคล | ทั้งฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการ ทีมงาน และพี่เลี้ยง |
| การวัดผล | การเข้าร่วมและความเข้าใจเบื้องต้น | ผลการปฏิบัติงาน ความผูกพัน และการรักษาพนักงาน |
| ความถี่ของการติดตาม | น้อย หรือครั้งเดียว | สม่ำเสมอและต่อเนื่อง |
| การมีส่วนร่วมของพนักงาน | จำกัด ส่วนใหญ่เป็นผู้รับฟัง | สูง ทั้งการแลกเปลี่ยนและลงมือปฏิบัติ |
จะเห็นได้ว่า Orientation เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ Onboarding ที่ครอบคลุมกว้างและลึกกว่ามาก
ตัวอย่างกิจกรรมใน Orientation
Orientation มักประกอบด้วยกิจกรรมและเนื้อหาต่อไปนี้
- การต้อนรับและแนะนำองค์กร
- ประวัติความเป็นมา วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยม
- โครงสร้างองค์กรและสายการบังคับบัญชา
- แนะนำผู้บริหารและทีมผู้นำ
- นโยบายและกฎระเบียบ
- นโยบายการทำงาน เวลาทำงาน และการลา
- ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัย
- จรรยาบรรณและนโยบายด้านจริยธรรม
- ข้อมูลด้านผลประโยชน์และสวัสดิการ
- แผนประกันสุขภาพและประกันชีวิต
- แผนการออมเงินและบำนาญ
- สวัสดิการและสิทธิประโยชน์อื่นๆ
- กระบวนการทางธุรการ
- การกรอกเอกสารสำคัญ
- การตั้งค่าระบบและบัญชีผู้ใช้
- การรับอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน
- การเยี่ยมชมสถานที่ทำงาน
- การแนะนำพื้นที่ทำงานและสิ่งอำนวยความสะดวก
- ระบบความปลอดภัยและการเข้าออก
- สถานที่สำคัญในองค์กร
ตัวอย่างกิจกรรมใน Onboarding
Onboarding มีความครอบคลุมมากกว่าและมักรวมถึงกิจกรรมต่อไปนี้
- การอบรมเฉพาะตำแหน่ง
- การฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบและเครื่องมือที่ใช้ในการทำงาน
- การพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับบทบาท
- การเรียนรู้กระบวนการและขั้นตอนการทำงาน
- การสร้างความสัมพันธ์
- การจับคู่กับพี่เลี้ยง (Buddy) หรือโค้ช
- การแนะนำให้รู้จักกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
- กิจกรรมสร้างทีมและการสร้างเครือข่าย
- การวางแผนเป้าหมายและความคาดหวัง
- การกำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว
- การทำความเข้าใจตัวชี้วัดผลงานและการประเมินผล
- การวางแผนการพัฒนาส่วนบุคคล
- การติดตามและให้ข้อมูลย้อนกลับ
- การประชุมติดตามผลเป็นประจำ
- การประเมินความก้าวหน้าและปรับปรุง
- การให้ข้อมูลย้อนกลับและการสอนงาน
- การเรียนรู้วัฒนธรรมองค์กร
- การเข้าร่วมกิจกรรมและงานเลี้ยงขององค์กร
- การเรียนรู้มารยาทและแนวปฏิบัติที่ไม่เป็นทางการ
- การทำความเข้าใจกับค่านิยมและพฤติกรรมที่คาดหวัง
ทำไม Orientation และ Onboarding จึงสำคัญต่อองค์กร
ทั้ง Orientation และ Onboarding มีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการดำเนินการทั้งสองอย่างอย่างมีประสิทธิภาพ
ประโยชน์ของ Orientation ที่มีประสิทธิภาพ
- สร้างความประทับใจแรกที่ดี
- การ Orientation ที่จัดอย่างมืออาชีพสื่อถึงความเป็นมืออาชีพขององค์กร
- ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรตั้งแต่วันแรก
- ลดความวิตกกังวลและความเครียด
- ข้อมูลที่ชัดเจนช่วยลดความไม่แน่นอนและความเครียดในการเริ่มงานใหม่
- ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกมั่นใจและมีความพร้อมมากขึ้น
- ประหยัดเวลาและลดความผิดพลาด
- การให้ข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ต้นช่วยลดคำถามและความสับสนในภายหลัง
- การทำเอกสารและกระบวนการที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นช่วยป้องกันปัญหาในอนาคต
- สร้างความเข้าใจในภาพรวม
- ทำให้พนักงานเข้าใจว่าองค์กรทำอะไร ทำไม และทำอย่างไร
- ช่วยให้เห็นภาพว่าบทบาทของตนเองสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรอย่างไร
ประโยชน์ของ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพ
- เพิ่มอัตราการรักษาพนักงาน
- การศึกษาแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่ผ่านการ Onboarding ที่ดีมีแนวโน้มที่จะอยู่กับองค์กรนานกว่า
- ช่วยลดต้นทุนในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่
- เร่งความเร็วในการสร้างผลิตภาพ
- พนักงานที่ได้รับการ Onboarding ที่ดีจะเริ่มสร้างผลงานได้เร็วกว่า
- การเรียนรู้ที่เป็นระบบช่วยลดเวลาที่ใช้ในการเรียนรู้งาน
- สร้างความผูกพันและความพึงพอใจ
- การ Onboarding ที่ดีช่วยสร้างความผูกพันต่อองค์กรตั้งแต่เริ่มต้น
- พนักงานที่มีความผูกพันมีแนวโน้มที่จะมีความพึงพอใจและผลิตภาพที่สูงกว่า
- เสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร
- การ Onboarding ช่วยถ่ายทอดและเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง
- ช่วยให้พนักงานใหม่ซึมซับค่านิยมและพฤติกรรมที่พึงประสงค์
- ลดความเสี่ยงและเพิ่มความเป็นมาตรฐาน
- การ Onboarding ที่เป็นระบบช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้รับข้อมูลและการฝึกอบรมที่จำเป็น
- ช่วยลดความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือขั้นตอนที่สำคัญ
วิธีการบูรณาการ Orientation และ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพ
การบูรณาการ Orientation และ Onboarding ให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ ต่อไปนี้คือวิธีการที่องค์กรสามารถทำได้:
1. วางแผนที่ครอบคลุมและต่อเนื่อง
สร้างแผน Onboarding ที่ครอบคลุมตั้งแต่การตอบรับข้อเสนองานไปจนถึง 1 ปีแรกของการทำงาน โดยให้ Orientation เป็นส่วนหนึ่งของแผนนี้ แผนควรมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจน กำหนดการ และผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
2. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
กำหนดว่าต้องการให้พนักงานใหม่เรียนรู้อะไร เมื่อไร และอย่างไร แบ่งเป้าหมายเป็นระยะเวลา เช่น วันแรก สัปดาห์แรก เดือนแรก 90 วัน และ 1 ปี
3. สร้างความสมดุลระหว่างข้อมูลและการปฏิบัติ
หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไปในครั้งเดียว แบ่งเนื้อหาออกเป็นส่วนๆ และผสมผสานระหว่างการให้ข้อมูลกับโอกาสในการนำไปปฏิบัติจริง ช่วยให้พนักงานสามารถซึมซับและประยุกต์ใช้ความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ใช้วิธีการที่หลากหลาย
ผสมผสานวิธีการเรียนรู้ที่หลากหลาย เช่น การบรรยาย การสนทนา การลงมือปฏิบัติ วิดีโอ เกม และการเรียนรู้ออนไลน์ การใช้ระบบ LMS สามารถช่วยในการผสมผสานวิธีการเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. มอบหมายผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน
กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการ พี่เลี้ยง และตัวพนักงานใหม่เอง ความรับผิดชอบที่ชัดเจนช่วยให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนจะได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม
6. ใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
นำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบ LMS สามารถช่วยในการจัดการเนื้อหา การติดตามความก้าวหน้า การประเมินผล และการสื่อสาร ทำให้ประหยัดเวลาและทรัพยากร
7. สร้างประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัว
ปรับแต่งประสบการณ์ให้เหมาะกับตำแหน่งงาน ระดับประสบการณ์ และความต้องการเฉพาะของพนักงานแต่ละคน ความเป็นส่วนตัวทำให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับความใส่ใจและเห็นคุณค่า
8. เก็บข้อมูลย้อนกลับและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
รวบรวมข้อมูลย้อนกลับจากพนักงานใหม่ ผู้จัดการ และผู้ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เพื่อระบุจุดแข็งและจุดที่ต้องปรับปรุง นำข้อมูลย้อนกลับนี้มาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
สรุป
องค์กรที่ประสบความสำเร็จต้องไม่มองทั้งสองกระบวนการแยกจากกัน แต่ต้องบูรณาการให้เป็นระบบที่เสริมซึ่งกันและกัน การใช้เทคโนโลยีอย่างระบบ LMS ร่วมกับการวางแผนที่ดี การมีส่วนร่วมของทุกฝ่าย และการปรับแต่งให้เหมาะกับบริบทขององค์กร จะช่วยสร้างประสบการณ์การเริ่มงานที่ประทับใจให้กับพนักงานใหม่
ในท้ายที่สุด ไม่ว่าจะเป็น Orientation หรือ Onboarding ต่างมีเป้าหมายร่วมกัน คือการช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัว เรียนรู้ และพร้อมที่จะเติบโตไปกับองค์กร เมื่อทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งพนักงานและองค์กรจะได้ประโยชน์ร่วมกันในระยะยาว ทั้งในแง่ของผลิตภาพ ความผูกพัน และความสำเร็จโดยรวม
